Разделы сайта
Признание ОКЮР на государственном уровне

Блоги. События ОКЮР глазами участников

30 мая 2019
ТРИ НАГРАДЫ НА ПМЮФ
Когда Елена Борисенко, Советник Министра юстиции, и Юрий Любимов, самый молодой заместитель...
15 апреля 2019
УШЁЛ ВАСИЛИЙ ЛИХАЧЁВ
Неожиданно от нас ушёл великий юрист, учёный, государственный деятель, дипломат и прекрасный...
15 февраля 2019
НОВАЯ ИНИЦИАТИВА ОКЮР
Спешу поделиться своей радостью! Вчера провели умное, содержательное обсуждение проблем взаим...
23 ноября 2018
ПРАВИЛО "ЗУБНОЙ ЩЁТКИ". О ЧЁМ ГОВОРЯТ РУКОВОДИТЕЛИ
В этом году собрание 100 руководителей правовых и иных подразделений особенно удалось. Ве...
24 июля 2018
НЕВОСПОЛНИМАЯ УТРАТА
Когда уходят близкие люди, не сразу осознаёшь, кого теряешь. Для меня таким человеком был Вениамин Ф...



Новости ОКЮР

Правовая защита бизнеса в 2016 году. Поможет ли автоматизация?


Проект «Юристы и бизнес», начатый Объединением Корпоративных Юристов семь лет назад, занял особое место в ряду других инициатив Объединения. Он затронул, как оказалось впоследствии, тему, почти на десятилетие вперед определившую перспективы развития юридической службы компаний. Круглые столы ОКЮР в рамках Петербургского Международного Юридического Форума 2015 и 2016 гг. («Правовой департамент в цифровой век» и «Прорывные технологии — готовы ли к ним корпоративные юристы?») с очевидностью продемонстрировали: представители одной из самых консервативных профессий оказываются сегодня в эпицентре инновационной деятельности компаний. Подтверждением тому — и деятельность ГК «КОРУС Консалтинг» в условиях спада российской экономики и одновременно стремительной информатизации всех сфер жизни общества. Автор публикации — Светлана Немова, директор по правовым вопросам ГК «КОРУС Консалтинг» — рассказывает об опыте работы компании по активному внедрению в деятельность правового подразделения комплексной автоматизации, что позволяет повысить уровень управляемости, гибкость и устойчивость бизнеса к внешним воздействиям, а в целом — его конкурентоспособность и прибыльность.

Текущее состояние дел

Российская экономика в 2016 году продолжает переживать трансформационный спад, что не может не отразиться и на работе юристов, как in-house legal, так и внешних консультантов права. Спад производства, банкротство предприятий, рост безработицы всегда имеет неоднозначное влияние: конечно, больше негативных последствий, но какие-то отрасли и направления от него только выигрывают. То, что происходит сейчас, можно назвать своего рода «естественным отбором» — в результате останутся только лучшие, самые эффективные приверженцы своей профессии. Предприятия сокращают свои издержки, сбрасывая балласт, который мешает им в дальнейшем развитии. На государственном уровне также заметно снижение общего объема инвестиций. Однако, несмотря на повсеместное снижение расходов, есть две отрасли, в которые российское правительство готово инвестировать и которые оно готово развивать, уделять достаточно значительное внимание. Это оборонная и ИТ-отрасли.

Если оборонно-промышленный комплекс достаточно закрыт для широкого круга лиц, то информационные технологии окружают нас повсеместно, хотя порой мы этого и не осознаём. Сегодня наблюдается стремительная информатизация всех сфер жизни общества, и игнорировать этот процесс просто невозможно.

Поэтому и юристы не могут, будучи в эре информационных технологий, обходить эти технологии стороной.

Эксперты в области ИТ в России отмечают, что деятельность юридических подразделений наименее автоматизирована, несмотря на сегодняшнюю тенденцию к увеличению количества претензионных споров и судебных дел и повышенную нагрузку на юридический департамент компании в целом.

Основные зоны риска

С внедрением информационной системы на предприятии повышается уровень трудовой дисциплины, снижается субъективный фактор влияния на ту или иную операцию, исключается возможность нарушения установленных бизнес-процессов.

Отсутствие информационной системы на предприятии снижает внутреннюю управляемость, гибкость и устойчивость к внешним воздействиям, что не может не отразиться на эффективности компании, её конкурентоспособности, а, в конечном счёте — прибыльности.

Если брать непосредственно работу юридического департамента, отсутствие единой информационной системы для руководителя юридической службы влечет за собой:

  • отсутствие автоматических записей об основных действиях сотрудников департамента, как следствие, невозможность получения достоверной и оперативной информации о деятельности департамента и потеря контролируемости и управляемости сотрудников департамента;
  • отсутствие автоматических записей важных событий и контроля сроков, как следствие, повышение рисков наступления ответственности руководителя и учредителей бизнеса;
  • отсутствие единой системы хранения информации, что приводит к невозможности быстрого поиска и анализа повторяющихся ситуаций, и соответственно затрудняет унификацию юридических бизнес-кейсов, которая необходима для повышения общей результативности работы; не говоря уже о возможной потере важной информации для бизнеса.

Когда необходимо комплексно автоматизировать правовое подразделение?

Необходимость в комплексной автоматизации правового подразделения возникла уже с того момента, как мы вступили в эру информационных технологий. Разбирая более детально критерии необходимости начала автоматизации юридического департамента компании, стоит отметить, что если руководитель юридического департамента приходит к пониманию необходимости решения хотя бы одной из нижеперечисленных задач, автоматизация правовой деятельности внутри компании объективно необходима:

  • Создание единой базы досудебных и судебных споров, проверок органами власти, нарушений интеллектуальной собственности и т.п.
  • Сокращение трудозатрат на обработку информации.
  • Организация и унификация бизнес-процессов правовых и налоговых подразделений.
  • Поиск новых инструментов планирования и контроля.
  • Необходимость оценки эффективности деятельности сотрудников.
  • Создание мотивационных схем сотрудников юридического департамента с прозрачными и объективными критериями.
  • Унификация правовых бизнес-кейсов и их решений с дальнейшей возможностью использования базы знаний сотрудниками юридического департамента филиалов и подразделений.

К данному перечню можно добавить только количество пользователей правовой информации внутри компании. Если это не только генеральный директор, но и другие подразделения, которых больше двух, например: налоговые подразделения, подразделения внутреннего аудита, руководители бизнес-департаментов, служба качества и др., то утверждение о необходимости автоматизации работы правового департамента дважды подтверждается.

Таким образом, комплексная автоматизация правового подразделения необходима, прежде всего, когда появляется потребность в консолидации знаний, хранении наработок в единой системе (единой базе) знаний для всех сотрудников, обеспечивающей единую методологию ведения дел, возможность оперативного поиска и структурированность информации. Автоматизация будет хорошим подспорьем в вопросах мониторинга и контроля деятельности сотрудников, так как уведомления о новых задачах и о несвоевременном исполнении текущих задач сотрудники будут получать автоматически, а часть работы, которую делают сотрудники, система сможет выполнять и проверять сама.

Автоматизация важна при организации учета количественных показателей, которые в будущем будут использоваться для формирования наглядной отчётности для руководства. Система может формировать отчеты и обрабатывать их, исключая риск ошибок из-за человеческого фактора.

Например, система, в которой работают сотрудники юридического департамента ГК «КОРУС Консалтинг», позволяет отчитаться о проделанной за год работе перед руководством в течение 1,5 минут после нажатия кнопки «Сформировать отчет». По результатам перед генеральным директором и учредителями налицо информация с красивыми графиками: о количестве согласованных/несогласованных/заключенных договоров в разрезе по бизнес-подразделениям с подсчетом общих сумм договоров; о количестве урегулирования споров по претензиям (из них количество претензий поступивших/направленных/урегулированных; о количестве судебных дел (из них: выигранных, заключено мировых соглашений...) и т.д. Необходимо отметить, что все настройки таких отчетов являются гибкими, и каждый руководитель юридического департамента при внедрении такой системы сам решает, что ему важно показать по итогам работы департамента, а также, в какой форме.

Соответственно, автоматизация решает также и такой вопрос, как исключение из работы юридического департамента рутинных и неинтересных юристу операций. Это касается не только ежеквартальной/ежегодной отчетности, но и таких операций, как, например, поиск и ведение дел в календарях вручную, формирование множества шаблонных документов и др.

Что лучше автоматизировать, а что оставить за рамками?

Решив автоматизировать работу своего правового департамента, для начала, необходимо проанализировать деятельность подразделения и понять, какая функциональность сделает его работу максимально эффективной, и начать именно с ее внедрения.

Дополнительно важно понять, какие еще департаменты могут быть вовлечены в работу с системой и выяснить их ожидания от работы с ней. Может так случиться, что требования к системе руководителя юридического департамента будут не совпадать с требованиями к системе руководителя налогового департамента, а то и вовсе друг другу противоречить, тогда необходимо проанализировать их и сформулировать те требования/задачи, которые являются объективными и непротиворечивыми.

Зачастую, начиная внедрение, компания не имеет четкого виденья задач, которые должны быть решены системой. В результате, при запуске системы, основной задачей которой был заявлен сбор данных, далее может выясниться, что пользователи ожидали увидеть функции оперативного планирования своей деятельности, которые просто отсутствуют в новой системе, так как не были запланированы.

Таким образом, требования к системе внутри компании желательно сформировать до того, как начнется процесс внедрения — это существенно снизит сроки внедрения и сократит затраты.

Вот несколько примеров вопросов, ответы на которые могут помочь в определении желаемых возможностей системы:

  • Перечень выполняемых функций юридической службы: взаимодействие с органами государственной власти (какими), досудебные споры (претензии, административные нарушения, антимонопольные споры), судебные дела (гражданские, административные, банкротство);
  • Фактическая загрузка юридической службы в разрезе перечня выполняемых функций;
  • Какие данные должны быть в системе исходя из фактической загрузки юридической службы;
  • С какими службами внутри компании идет тесное взаимодействие при осуществлении деятельности сотрудниками юридического департамента;
  • Какие функции других департаментов, с которыми тесно взаимодействует юридическая служба, необходимо включить в перечень автоматизируемых при внедрении системы. Например, если юридический департамент тесно взаимодействует с налоговым департаментом в ходе оспаривания решений налоговых органов, нужно ли реализовать также учет налоговых деклараций и налоговых проверок?
  • Какие функции сотрудников юридического департамента не стоит включать в перечень автоматизируемых. Например, стоит ли включать учет объектов интеллектуальной собственности или объектов недвижимости, если данные функции выполняются юристами компании?
  • Требуются ли инструменты оперативного контроля и планирования деятельности сотрудников юридического департамента в системе (например, календарь судебных заседаний и ожидаемых событий, сроков выполнения предписаний)?
  • Стоит ли создать (расширить) базу знаний или информационный портал юристов? Тем самым автоматизировать работу с запросами на консультацию юриста, если такая практика существует в компании?
  • Насколько подробными должны быть сведения, вносимые в систему, чтобы это было удобно всем участникам процесса?
  • Все ли пользователи, в том числе сотрудники других департаментов компании, смогут работать с системой или понадобятся инструменты импорта данных (например, из Microsoft Excel)?
  • Наконец, скорректировать перечень функций, которые должна выполнять будущая система.
  • Какие отчеты должна строить система?

Отдельно необходимо выделить такие важные вопросы, как выбор платформы для создания будущей системы, а также вопрос, требуется ли мобильное приложение для создаваемой системы?

Безусловно, внедрение информационных технологий делают нашу жизнь более мобильной. Через мобильное приложение, наличие которого в системе также можно поставить одним из требований при внедрении, управлять департаментом и работать в системе можно даже удаленно. Надо ли говорить о том, что это очень удобно, особенно в командировках.

Также перед началом внедрения необходимо проанализировать, как с точки зрения бизнес-процессов, так и с точки зрения ИТ, текущие информационные системы в компании, в которых работают юристы.

Они помогут оценить максимальный потенциальный эффект от внедрения системы на конкретной технологической платформе, так как многое зависит от количества данных, с которыми будет работать система, и количества пользователей, а также от уже имеющейся ИТ-среды в компании. Кроме того, если существенная часть юридических операций уже осуществляется в системе электронного документооборота или в рамках корпоративного портала, возможно, создание отдельной системы и не потребуется. Вероятно, за счет создания дополнительных разделов в текущем информационном пространстве, цели автоматизации будут решены, и дополнительных расходов на такую автоматизацию компания не понесет.

Эффект от внедрения

Большинство крупных компаний уже акцентировали свое внимание на автоматизации критично-важных бизнес-процессов, увидев в этом зону роста и возможности для обеспечения конкурентных преимуществ, а соответственно, повышение своей эффективности на рынке.

В рамках работы юридических департаментов через внедрение информационных систем бизнес ищет пути оптимизации процесса работы юридических департаментов, а также минимизирует свои коммерческие риски. Неавтоматизированные бизнес-процессы крупных компаний в юридической деятельности ведут к снижению качества обработки и контроля информации, и, как следствие, последующему росту уровня финансовых и репутационных издержек.

Отдельно следует отметить, что внедрение единой правовой системы может помочь в устранении таких наболевших проблем как разрозненность информации в подразделениях юридических служб, отсутствие актуальных статусов по текущим активностям, невозможность получения полной объективной картины о состоянии дел, а также несвоевременное реагирование на критически важные активности из-за задержек информирования руководства.

Внедрение собственной системы решает такие вопросы, как сохранность и конфиденциальность данных, удовлетворение имеющихся потребностей конкретной организации и автоматизация уникальных и нетиповых практик.

Такая система поможет существенно сократить временные затраты при работе с необходимой информацией, избавит юристов от рутинных операций по приведению данных для отчетов в единый вид, минимизирует человеческий фактор и, наконец, облегчит поиск имеющихся практик и решений по схожим юридическим вопросам внутри компании с помощью базы знаний. А результаты от внедрения системы можно будет ощутить в достаточно короткий срок.

И немного цифр.

С внедрением системы в юридическом департаменте «КОРУС Консалтинг»:

  • Эффективность работы юридического департамента увеличилась на 40%, то есть при увеличении объема бизнеса приблизительно в 1,5 раза количество сотрудников департамента осталось прежним, что не сказалось на качестве предоставляемого сервиса, в том числе за счет автоматизации некоторых функций и исключения рутинной работы, а также за счет использования шаблонных документов, и формирования «базы знаний» с распространением среди сотрудников департамента лучших практик решений повторяющихся кейсов.
  • Удовлетворенность сотрудников департамента повысилась на 28% за счет привязки мотивационных схем оплаты труда к объективным показателям работы, формирующихся системой.

Говорят, в кризис компании выживают, а не развиваются. Есть абсолютная уверенность в обратном: кризис — это шанс на развитие, и его необходимо использовать!


Чтобы оставить комментарий авторизуйтесь или зарегистрируйтесь.

 

©2009-2019, Объединение Корпоративных Юристов
Работает на 4Site CMS
Сделано в Метод Лаб

RSS
Контакты

Вход для членов ОКЮР, получить пароль
Вход для пользователей блогов